سودآوری عاملی است که در دراز مدت، بقای یک کسب و کار را تعیین می کند. البته برای شرکت ها این موضوع نیز اهمیت دارد که به نقدینگی خوبی نائل شوند تا این اطمینان بدست آید که شرکت برای پرداخت به موقع صورتحساب های خودش، وجوهی را در اختیار دارد. در عالم واقعیت، این کمبود دارایی های قابل تبدیل به پول نقد است که علت متداول ورشکستگی می باشد و نه ضعیف بودن سودآوری.

روش های بسیاری هست که یک شرکت می تواند به کمک آن روش ها سودآوری خود را افزایش دهد. ما در بخش بعدی نگاهی خواهیم داشت به برخی از مهم ترین این روش ها.

سود و زیان و نقدینگی

شرکت شما می تواند به چند روش بر مشکلات خودش چیره شود. از یک سو ممکن است میزان سود تغییر کند و یا بدتر شود و شما دچار زیان شوید. از سوی دیگر ممکن است مشکلاتی را در زمینه نقدینگی داشته باشید که به این دلیل یا به صورت موقت و یا در دراز مدت، برای پرداخت به موقع صورتحساب های خود موفق نشوید.

رشد با سرعتی مناسب

هیچ چیزی بیشتر از رشد سریع نمی تواند دام هایی را در مسیر راه اندازی کسب و کار قرار دهد. بسیاری از کسب و کارهایی که برنامه های مناسبی داشته اند و از سودآوری خوبی برخوردار بوده اند، به دلیل رشد بیش از حد از ریل خارج شده اند. این موضوع معمولاً زحمت ناشی از رشد کردن نامیده می شود.

در این زمینه توضیحات بسیاری وجود دارد. فاصله ای که بین بدهکاران تجاری و بستانکارهای تجاری وجود دارد، ممکن است بیش از حد زیاد شود. ممکن است موجودی ، تجهیزات و تولید مداوم، سرمایه بسیار زیادی را در خود به دام بیندازد.

بر عکس، اگر تغییری ناگهانی در شرکت بوجود آید، نقدینگی آن افزایش می یابد. یک روش خوب برای دستیابی به رشد پایدار، بدون متحمل شدن فشارهای ناخوشایند بر روی کسب و کار آن است که در خلال دوره های معینی، برای حالت های متعادل برنامه ریزی شود. این کار به کسب و کار امکان می دهد تا همان گردش مالی قبلی را حفظ کند، ضمن اینکه همزمان میزان نقدینگی ترمیم شود.

شکیبا باشید و به یاد داشته باشید که شکست در بازارهای جدید، زمانبر است. حتی هنگامی که فروش را به شرکت ها انجام می دهید، باز هم این آدم ها هستند که با آنها تماس دارید و این تماس ها نباید با شتاب همراه باشد. بهتر است که کسب و کار در دراز مدت به آهستگی و به صورت سازمان یافته توسعه یابد.

پرداخت دیرتر از تاریخ سررسید

پرداخت دیرتر از تاریخ سررسید، راهکار متداولی است، این راهکار توسط شرکت هایی به کار می رود که به مشکلات ناشی از گردش نقدی دچار هستند. در این راهکار، پرداخت صورتحساب ها با تاخیر انجام می شود و تا پس از تاریخ سررسید، پرداخت انجام نمی شود. این کار اگر حساسیتی را ایجاد نکند، می تواند یک روش عالی باشد برای چیره شدن به افت موقت نقدینگی.

هنگامی که این روش را به کار می برید، لازم است موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• پیشاپیش با تامین کننده خود تماس بگیرید (ترجیحاً با نامه) و اعلام کنید که توانایی آن را ندارید که صورتحساب را تا تاریخ سررسید آن پرداخت کنید ولی می توانید آن را چند روز معینِ پس از تاریخ سررسید بپردازید.
• توضیح دهید که برای پرداخت بهره جریمه مشکلی ندارید.
• به قولی که داده اید عمل کنید. اطمینان حاصل کنید که در تاریخ جدیدی که اعلام کرده اید، صورتحساب را می پردازید.
• با همه تامین کنندگان خود به همین شیوه رفتار کنید. بهتر است پرداخت به 20 تامین کننده را تا یک هفته به تاخیر بیندازید، تا اینکه بخواهید پرداخت به یک تامین کننده را 20 هفته با تاخیر انجام دهید.

زیان ناشی از بدهی بد

همه عملیات های مربوط به کسب و کار، خطر متحمل شدن زیان ناشی از بدهی بد را به همراه دارد (بدهی بد (bad debt)، یک نوع بدهی است که بدهکار یا بستانکار بنا به دلایلی مایل نیستند آن بدهی تسویه شود- مترجم). زیان ناشی از بدهی بد هنگامی رخ می دهد که مشتریان شما از بابت محصولات یا خدماتی که خریداری کرده اند، پرداختی انجام نمی دهند. برای این کار دلایلی هست، ممکن است مشتری شما دچار عِسر شده باشد، مثلاً شاید تصمیم گرفته است پرداخت نکند. توجه کنید که در صورت ورشکستگی مشتری، شما به عنوان تامین کننده، در انتهای صف پرداخت قرار خواهید داشت و تقریباً همیشه  به طور کامل دچار شکست خواهید شد.

البته فروش اعتباری (با صورتحساب)، بیش از فروش نقدی، کسب و کار شما را در معرض ریسک قرار می دهد، ولی عملاً   نمی توانید برای هر نوع فروشی، درخواست پرداخت نقدی داشته باشید. تنها دو سه مشتری از بین مشتریان شما می توانند در سفارش گذاری با دیگران متفاوت باشند. شاید در ضمن مجبور باشید از تسهیلات برداشت بیش از اعتبار خود (overdraft) استفاده کنید و یا بدتر از آن اینکه به محدوده overdraft برسید. با در نظر گرفتن همه چیز، برای کسب و کارها این موضوع بسیار مهمی خواهد بود که تا حد ممکن از زیان ناشی از بدهی بد اجتناب کنند.

برای مثال شما کسب و کاری در زمینه کامپیوتر دارید. تصمیم می گیرید یک پکیج موقت به مشتریان خود پیشنهاد بدهید که مبلغ آن 20.000 کرون می باشد. خودتان این پکیج را 18.000 کرون خریده اید و قیمت آن را برای هر بسته فقط 2000 کرون بالا می برید.

یک مشتری پکیجی را به قیمت 20.000 کرون از شما می خرد. ولی هنگامی که زمان پرداخت فرا می رسد، معلوم می شود که این مشتری دچار عسر شده است و به دلیل ورشکستگی، توانایی پرداخت ندارد. از اقدام در زمینه ورشکستگی چیزی عاید نمی شود و   بنابر این برای خرید، هیچ درآمدی باقی نمی ماند.

شما چه مبلغی را از دست می دهید؟ نه تنها سود 20.000 کرون، بلکه قیمت خرید 18.000 کرون را نیز از دست می دهید. برای جبران کردن 18.000 کرون که برای پوشش دادن به هزینه های خرید مورد نیاز است، باید 2000/18000  یعنی 9 عدد پکیج کامپیوتری جدید خریداری کنید.

این مورد نشان می دهد که چگونه تنها یک زیان ناشی از بدهی بد می تواند صاحب کسب و کار را وادار کند تا 9 نفر مشتری جدید پیدا کند (که البته همه آنها باید پرداخت داشته باشند)، پیش از آنکه ضرر و زیان رخ دهد.

همه مشتریان می توانند ریسک های بالقوه ای به همراه داشته باشند

هم مشتریان جدید و هم مشتریان قدیمی می توانند بدهی های بد را سبب شوند. یک تصور غلط هست مبنی بر اینکه تنها آن دسته از مشتریان جدید که آزمایش خود را پس نداده اند، بدهی بد را سبب می شوند، ولی همیشه این گونه نیست.

اعتماد به مشتریانی که همیشه پرداخت های خودشان را انجام داده اند، می تواند شما را در دام بیندازد، حتی در زمان هایی که ناگزیر هستید منتظر پول بمانید. همیشه باید از بابت اعتماد بیش از حد، احتیاط کنید. کسب و کار شما برای مدتی طولانی می تواند به کار خودش ادامه دهد، حتی پیش از آنکه پی ببرید از بابت آخرین تحویلی دهی یا ارائه خدمات، پرداختی به شما انجام نشده است.

پیش از انجام معامله اطمینان حاصل کنید که اقدام کرده اید

اطمینان از اینکه مشتریانتان بی درنگ و بدون مشکل به شما پرداخت انجام می دهند، به این موضوع بستگی دارد که پیش از انجام معامله چه کاری انجام می دهید. اقدام پس از انجام کار بسیار دشوارتر خواهد بود، حتی اگر بتوانید برخی اقدامات قانونی را انجام دهید. توافق هایی پیش از انجام معامله وجود دارند که گزینه هایی را ارائه می دهند، برای حالتی که مشتری پرداخت را انجام ندهد. انجام این کار حتی در هنگام نوشتن صورتحساب نیز بسیار دیر است.

حتی یک توافق شفاهی هم می تواند از نظر قانونی الزام آور باشد، ولی همیشه این ارجحیت هست که توافق نامه کتبی و آن هم به چندین شکل تهیه شود، مثلاً تایید سفارش، یا نوع دیگری از قرارداد. بر طبق قوانین سوئد:

• خریدار باید در هنگامی که فروشنده می خواهد، پرداخت را انجام دهد، مثلاً با اعلام تاریخ سررسیدِ پرداخت که بر روی صورتحساب نوشته می شود؛
• فروشنده این حق را دارد که در 30 روز نخست پس از فروش، از بابت بهره جریمه، درخواست بدهد (ولی اگر خریدار خودش مشتری هم باشد، این پیش فرض هست که فروشنده به خریدار توصیه کند در چه زمانی قصد دارد برای بهره جریمه درخواست بدهد)؛
• بهره جریمه، مبلغ مرجع بهره می باشد، بعلاوه هشت درصد؛
• فروشنده این حق را دارد که اگر در صورت عدم پرداخت، تقاضای جبران بدهی را بفرستد، از بابت هزینه ترمیم، برای مبلغ 180کرون درخواست بدهد.
• هنگامی که بهره جریمه اعمال می شود، سایر ضوابط و معیارها می تواند بین خریدار و فروشنده به توافق برسد، ضوابط و معیارهایی از قبیل هزینه های یادآوری، هزینه های صورتحساب، بهره جریمه احتمالی، قواعد حاکم بر نرخ های بالاتر بهره جریمه و غیره. در صورتی که هیچ توافق یا قراردادی وجود نداشته باشد، فروشنده بر طبق منشور بهره این حق را دارد که چنین هزینه هایی را اعمال کند و یا نرخ بهره جریمه را  افزایش دهد.

شرایط پرداخت

دقت کنید که بروشورها، لیست های خط مشیء و غیره محتوی ضوابط و معیارهایی باشند که در طی آنها شرایط شما برای پرداخت، به صراحت اعلام شده باشد. این اعلام باید مدت بستانکاری، بهره جریمه، هزینه های صورتحساب، هزینه های یادآوری و مانند آن را در بر بگیرد.

تسریع در پرداخت 

برای آنکه در کسب و کار خود، در تسهیلات مربوط به برداشت بیش از اعتبار غرق نشوید، لازم است دقت کنید که تا حد ممکن، پرداخت را به سرعت انجام دهید.

قانون بیان می کند که در هنگام فروش به صورت اعتباری، مشتری باید پرداخت را بر حسب تقاضا انجام دهد و آن تاریخ، سررسیدی برای پرداخت است که توسط فروشنده اعلام می شود. ولی زمان های پرداخت بستانکاری می تواند با توافق بین فروشنده و خریدار نیز باشد (توافق نامه متداولی که در بین شرکت های بزرگتر وجود دارد). ولی در بیشتر موارد دیگر، فروشنده مدت پرداخت بستانکاری را بر حسب روز اعلام می کند، یا به صورت تاریخ سررسیدی که بر روی صورتحساب درج می شود (که این روش بهتری است).

برای آنکه مشتریانتان پرداخت را سریع تر انجام دهند، برخی اقدامات عملی وجود دارد. می توانید مدت بستانکاری را کوتاه کنید، مثلاً به جای 30 روز، 10 یا 20 روز را اعلام کنید. بهتر است که تاریخ سررسید پرداخت را اعلام کنید، مثلاً  14 مارس 2010. به یاد داشته باشید که هرچقدر مشتریانتان پرداخت را زودتر انجام دهند، تاثیر بهتری بر نقدینگی و نیز سودآوری شرکت بوجود خواهد آمد.

یک شرکت سالیانه به مبلغ 6 میلیون کرون فروش اعتباری با دوره های پرداخت 30 روزه انجام می دهد. مشتریان شرکت به طور میانگین پرداخت را پس از 36 روز انجام می دهند.

در نتیجه شرکت تصمیم می گیرد تا مدت پرداخت اعتباری را به 10 روز کاهش دهد. این کار سبب می شود تا زمان میانگین پرداخت تا 21 روز کم شود (هر چند که برخی از مشتریان هنوز هم پرداخت را پس از گذشت 30 روز انجام می دهند).

چون شرکت از تسهیلات مربوط به برداشت بیش از اعتبار استفاده می کند تا بر مشکلات مربوط به گردش نقدی غلیه کند و این تسهیلات دارای نرخ بهره 7% می باشند، پس زمان میانگین پرداخت سبب می شود که هزینه بهره تا 17500 کرون کم شود:

17500 = 360/15 * 7% * 6.000.000 

 کرون در سال

اگر بهره جریمه را به کار می برید، آن را صریحاً اعلام کنید

اگر قصد دارید نرخ بالایی را برای بهره جریمه اعمال کنید، باید این موضوع را به صراحت در صورتحساب های خود اعلام کنید و نیز هزینه یادآوری را برای مواردی که پرداخت به تاخیر می افتد، درج کنید. ممکن است این کار سبب شود که برخی از مشتریان چند روز زودتر از تاریخ سررسید، پرداخت را انجام دهند تا از متحمل شدن هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنند.

تاثیرگذاری

در هر معامله ای که در طی کسب و کار انجام می شود، صورتحساب یک عنصر مهم به شمار می آید. توجه کنید که یک صورتحساب استانداردِ دست نویس، هیچگاه همان تاثیری را ندارد که یک صورتحساب تهیه شده توسط برنامه کامپیوتری دارا می باشد.

کار خودت را تمام کن و بعد صورتحساب بده

یک عامل کلیدی دیگر نیز وجود دارد که بر روی زمان های پرداخت تاثیر می گذارد. این عامل در درجه نخست برای کسب و کارهایی است که در صنعت ارائه خدمات، فعالیت دارند. عامل یاد شده این است: برای کارتان چگونه  برنامه ریزی می کنید.

برخی از کارآفرینان بیشتر تمایل به این دارند که پیش از تکمیل کارهایی که از قبل دارند، درگیر پروژه های جدیدی شوند. ولی مراقب باشید که این کار می تواند تاثیر ویرانگری بر روی گردش نقدی شرکت برجای بگذارد، چون در بیشتر موارد نمی توانید تا زمان تکمیل شدن یک کار، صورتحساب بدهید. همچنین این که مشتریانتان مدام به شما زنگ بزنند و بپرسند کار چه موقع تمام خواهد شد، وضعیت پر از تنشی خواهد بود.

سعی کنید برای کارتان، رویکرد ساختار یافته ای را اتخاذ کنید. ابتدا یک کار را به پایان برسانید و سپس به سمت کار بعدی بروید. بدین گونه شاید نتوانید پول بیشتری بدست آورید ولی این اطمینان را خواهید داشت که پرداخت را بسیار سریع تر دریافت خواهید کرد.

هزینه های صورتحساب و غیره 

به یاد داشته باشید هرگونه مبلغ اضافی که شارژ کنید، اگر از پیش به توافق نرسیده باشد، معتبر نخواهد بود. در چنین مواردی، خریدار به راحتی می تواند این مبالغ را از مبلغ پرداختی کم کند و شما برای اقدام کردن، هیچ قدرتی نخواهید داشت. در واقع، بیشتر افراد این شارژها را با این باور می پردازند که از نظر قانونی ملزم به پرداخت آن هستند. معمولاً شارژهای تکمیلی، در بر گیرنده این هزینه ها است: هزینه های صدور صورتحساب، شارژ مربوط به کالای دریافت شده، هزینه های اداری و هزینه های رسیدگی. این دستمزدها معمولاً برای هر صورتحساب، بین 10 تا 50 کرون می باشد.

اگر شرکتی که مشتریان زیادی دارد، این گونه مدیریت کند که همه مشتریان خودش را متقاعد سازد تا مثلاً هزینه صدور فاکتور را بپردازند، درآمدی که از این راه بدست می آید، درآمد چشمگیری خواهد بود.

بهره جریمه

منشور مربوط به بهره اعلام می کند که کسب و کارها حق ندارند که تا 30 روز پس از تاریخ صورتحساب، بهره جریمه اعمال کنند، مگر آنکه با مشتریان خود به گونه دیگری توافق کرده باشند. بر طبق قوانین سوئد، بهره جریمه برابر است با نرخ مرجع بهره بعلاوه هشت درصد اضافی.

اگر بر روی صورتحساب خود، مدت بستانکاری ده روز را اعلام می کنید و مشتری شما پرداخت را پس از 35 روز انجام می دهد، می توانید بهره جریمه را فقط برای پنج روز اعمال کنید.

ولی اگر بر مبنای مدت بستانکاریِ کمتر و نرخ جریمه بالاتر از تاریخ سررسید پرداخت توافق کرده باشید، این حق را دارید که بهره جریمه را بر اساس آن اعمال کنید. افراد بسیاری که با مقررات حاکم بر بهره جریمه آشنایی ندارند،  این گونه بهره های جریمه را خواهند پرداخت، فارغ از آنکه این کار درست باشد یا غلط.

تعیین بهره جریمه با نرخ بالا

این یک چیز غیر عادی نیست که ببینیم کسب و کارها، نرخ های بسیار بالایی را برای بهره جریمه تعیین می کنند،  نرخ هایی از 25 تا 30 درصد. البته تاخیر در پرداخت باید هزینه ای را بوجود آورد که خریدار آن را حس کند، ولی تعیین بهره جریمه به میزان بالا اغلب سبب می شود کسی که به تاخیر در پرداخت عادت کرده است، دفعه بعد پرداخت را    بی درنگ انجام دهد و همچنین مشتریان جدید در هراس باشند و پرداخت را زود هنگام انجام دهند تا از مشکلات مربوطه پرهیز کنند.

اگر فکر می کنید که فرستادن یک صورتحساب آن هم فقط برای چند کرون، تا حدودی کار حقیری است، می توانید این شارژها را با هم در یک صورتحساب جمع کنید تا دو سه بار در طی سال فرستاده شود. راه دیگر آن است که اگر مشتریانتان خریدهای بیشتری انجام می دهند، می توانید آن را در صورتحساب بعدی آنها خود بگنجانید.

چانه زنی آسان

حتی برای خریدهای کوچک هم از چندین تامین کننده گوناگون پیشنهاد قیمت بگیرید و برای تامین کنندگان خود، بازی پِلی آف (حذفی) ترتیب دهید. هنگامی که مجهز به پیشنهاد قیمت با قیمت پایینی هستید که از تامین کننده دیگری گرفته اید، مذاکره بر سر قیمت آسان تر خواهد بود. به یاد داشته باشید که پیشنهاد قیمت، قیمت اولیه ای است که یک تامین کننده می دهد. به عبارت دیگر، رقمی که آنها در بهترین حالت خواستار آن هستند. قیمت نهائی آنها چیزی است که آنها باید بپذیرند، قیمتی که اغلب به طور چشمگیری پایین تر است.

اگر چنین باشد، لازم است مراقب آن تامین کنندگانی که واقعاً به آنها علاقمند هستید، باشید. تامین کنندگان قابل اعتماد از زیر بته به عمل نمی آیند! و نباید تنها به این دلیل کنار گذاشته شوند که کس دیگری را با قیمتی اندکی  پایین تر پیدا کرده اید.

قیمت گذاری

ما در این فصل برخی از تئوری های مربوط به قیمت گذاری را مورد کند و کاو قرار خواهیم داد و روش  ساده ای را برای محاسبه قیمت معرفی خواهیم کرد، قیمتی که باید بر روی یک محصول بگذارید تا هزینه های مربوطه را پوشش دهد. هنگامی که در کسب و کار خودتان درآمدی را پیشبینی می کنید، قیمت گذاری یک عامل کلیدی به شمار می آید.  در این بخش بعداً نگاهی خواهیم داشت به قیمت گذاری برای شرکت های خدمات دهنده و نیز به حالت برگشت پذیری قیمت توجه خواهیم کرد.

اگر می خواهید در این زمینه بیشتر بدانید، توصیه می کنیم که کتاب ما را بنام بخوانید.

یک بخش حیاتی از استراتژی کسب و کار شما

قیمت گذاری یکی از بزرگترین تصمیماتی است که می توانید درباره کسب و کار خود بگیرید. قیمتی که یک کسب و کار برای محصولات خودش تعیین می کند، برای اینکه معلوم شود آیا محصول به فروش می رود یا نه و نیز تا دستیابی به سود، راه درازی را در پیش رو دارد.

قیمت گذاری بر پایه مشتری یا قیمت گذاری بر پایه هزینه

محاسبه زیر نگاهی دارد به هزینه هایی که در هنگام فروختن محصول، کسب و کار مربوطه باید آن را پوشش دهد (قیمت گذاری بر پایه هزینه).

در بسیاری از موارد، کسب و کارها نمی توانند خودشان قیمت گذاری را دیکته کنند، با این دیدگاه که: قیمت درست، قیمتی است که کسب و کار مایل است آن قیمت پرداخت شود (قیمت گذاری بر پایه مشتری). ولی حتی اگر  نمی خواهید خودتان قیمت را تعیین کنید، بهره گیری از روش زیر به شما کمک خواهد کرد تا با حجمی (از محصول یا خدمات) کار کنید که می باید بفروشید تا هزینه هایتان پوشش داده شود. این تکنیک بنام آنالیز نقطه سر به سر نامیده می شود که در فصلی با همین نام به طور مشروح پوشش داده شده است.

هنگامی که قیمت محصولات خودتان را تعیین می کنید، باید رقابت شرکت و وضعیت بازار فعلی را نیز به شمار آورید.

روانشناسی بازار

در قیمت گذاری، مقدار زیادی روانشناسی دخیل است. این یک موضوع اتفاقی نیست که همه محصولات موجود  در سوپرمارکت محل با قیمت هایی نظیر 9.99 کرون یا 999 کرون عرضه می شوند. شما هرگز افتخار نمی کنید که عطر ارزانی خریده اید، ولی از این بابت هیچ مشکلی ندارید که به همه خبر بدهید ماشین چمن زنی جدید شما چقدر ارزان قیمت بوده است. نمونه دیگر آنکه چه کسی می خواهد وکیلی را با قیمت ساعتی 80 کرون استخدام کند؟

یک روش قیمت گذاری ساده

اطلاعات پایه

می توانید با بهره گیری از داده های زیر، یک محاسبه ساده قیمت گذاری انجام دهید:

• تعداد ساعت هایی که در رابطه با نفر- ساعت کل، با محصول به طور مستقیم کار می کنید (نسبت بهره وری).
• حقوق ساعتیِ ترجیحی شما پیش از آنکه مالیات بر درآمد از آن کسر شود، ولی پس از کسر شدن کسورات مربوط به تامین اجتماعی. این باید متناظر با حقوقی باشد که پیش از کسر مالیات دریافت می کنید (در صورتی که در استخدام بوده باشید).
• ساخت محصول شما چند ساعت زمان می برد؟
• در حین تولید چه مقدار مواد مصرف می شود؟
• سایر هزینه های شرکت در خلال یک سال فعالیت کسب و کار.

1) ضریب بهره وری

با ضریب بهره وری خودتان کار کنید. فرض کنید که به صورت تمام وقت به میزان 1800 ساعت در سال کار می کنید. بر روی این موضوع کار کنید که بر روی تولید مستقیم، چند ساعت وقت صرف می کنید (وقتی که برای تولید محصولتان صرف می شود). این عدد را بر 1800 تقسیم کنید تا ضریب بهره وری بدست آید. واژه بهره وری واقعاً گمراه کننده است، چون می توانید به طور موثری در کسب و کار خودتان کار کنید، بدون آنکه برای تولید مستقیم، وقتی را صرف کرده باشید.

استینا برای تولید مستقیم، 1000 ساعت کار می کند. 800 ساعت باقیمانده صرف این موارد می شود: تماس های تلفنی، امور حسابداری، فروش، نظافت، بازاریابی، خرید، برنامه ریزی و غیره. بنابر این، ضریب بهره وری استینا برابر است با 0.56=1800/1000

2) نرخ ساعتی پرداخت به شما

بر روی نرخ ساعتی پرداخت به خودتان کار کنید. با تقسیم کردن حقوق سالیانه بر عدد 12، حقوق ماهیانه خودتان را حساب کنید. سپس حقوق ترجیحی ماهیانه را بر عدد 167 (تعداد ساعت های میانگین کار ماهیانه) تقسیم کنید تا نرخ ساعتی پرداخت بدست آید.

سپس محاسبات زیر را انجام دهید:

• کسب و کارهای با صاحب انحصاری و مشارکت ها باید نرخ ساعتی را در عدد 1.2897 ضرب کنند تا سهم تامین اجتماعی افراد خویش فرما نیز در نظر گرفته شود (با این فرض که در بیمه سلامت، هفت روز انتظار را انتخاب کرده باشید، به فصل سهم تامین اجتماعی مراجعه کنید).
• سپس نتیجه را در 1.12 ضرب کنید تا پرداختی تعطیلات هم منظور شود، مثلاً مبلغی که باید پیشاپیش بدست آورید تا در زمان تعطیلی بر سر کار حاضر شوید.
• در نهایت، این عدد را بر ضریب بهره وری تقسیم کنید تا نرخ ساعتی مربوط به تولید مستقیم بدست آید.

استینا صاحب انحصاری یک کسب و کار است و می خواهد پیش از کسر مالیات بر درآمد، 14.000 کرون داشته باشد. او عدد 14.000 را بر 167 تقسیم می کند تا 83.83 کرون بدست آید که نرخ ساعتی او است و سپس از رابطه

216.23=0.56/1.12*1.2897*83.83 عدد 216.23 بدست آید. این عدد آن نرخ ساعتی می باشد که وی باید در تولید مستقیم به شمار آورد.

3) زمان تولید به ازای هر واحد

ببینید  چند ساعت موثر طول می کشد تا یک محصول ساخته شود. سپس این عدد را در نرخ ساعتی پرداخت ضرب کنید تا هزینه نیروی کار بدست آید. در نهایت، ساعات موثر کل بر نفر- ساعت مورد نیاز برای تولید محصول تقسیم می شود تا تولید سالیانه بدست آید.

استینا این گونه در نظر می گیرد که ساخت یک محصول50 ساعت طول می کشد. هزینه های نیروی انسانی مربوط به محصول عبارت است از:

10811=  216.23*50

بنابر این، تولید سالیانه او به صورت تئوری برابر است با:

20=50/1000

به طور جایگزین می توانید با تولید سالیانه شروع کنید و به عقب برگردید.

4) هزینه های مواد

مبلغ مواد خریداری شده را که در تولید مستقیم به کار می رود، در نظر بگیرید. باقی مانده به عنوان ضایعات دسته بندی می شود.

سپس حساب کنید که برای ساخت محصول، چه میزان مواد مستقیم لازم است. سرانجام این مقدار را بر نسبت به کار رفته برای محاسبه ضایعات تقسیم کنید تا هزینه های کل مواد بدست آید.

هزینه 2500 کرون برای مواد در تولید مستقیم محصول به کار می رود. استینا می داند که حدود 20% تبدیل به ضایعات می شود  (80% از مواد خریداری شده صرف تولید مستقیم می شود). او سپس این هزینه را به 80% تقسیم می کند تا هزینه کل مواد برای یک محصول، بدست آید:

3125 = 2500/0.8

5) سایر هزینه ها

سایر هزینه هایی که مستقیماً با تولید ارتباط ندارند، عبارتند از: هزینه مستغلات، بهره، فروش، بسته بندی، تماس های تلفنی، لوازم اداری و مخارج مسافرت و در ارتباط با خودرو.

مبلغ کل سایر هزینه ها را بر تولید سالیانه تقسیم کنید تا هزینه به ازای هر محصول بدست آید.

استینا می داند که مبلغ کل سایر هزینه هایش 72000 کرون است. او می تواند با تقسیم کردن این عدد به تولید سالیانه (20 واحد)، سایر هزینه ها را به ازای هر واحد تعیین کند: 

3600  =  72000/20

محاسبه مبلغ کل

در پایان، این هزینه ها را با هم جمع کنید:

• هزینه های نیروی کار؛
• هزینه های مواد؛
• سایر هزینه ها.

این محاسبه، قیمتی را بدست می دهد که باید برای محصول تعیین کنید (که البته VAT را شامل نمی شود).

استینا موارد زیر را با هم جمع می کند:

هزین های نیروی انسانی                                          10811 کرون

هزینه های مواد                                                     3125 کرون

سایر هزینه ها                                                       3600 کرون

مجموع                                                               17536 کرون

VAT با نرخ 25% نیز افزوده می شود                          4384 کرون

مجموع کل                                                           21920 کرون

به یاد داشته باشید که این محاسبه فقط قیمتی را نشان می دهد که باید تعیین کنید تا هزینه های تولید را پوشش دهد و بتوانید "حقوق" را برداشت کنید (در این مورد ماهیانه 14000 کرون پیش از کسر کردن مالیات بر درآمد).

اگر می خواهید سود را بدست آورید، باید هزینه سربار را هم اضافه کنید، به این معنی که قیمتی را برای محصول تعیین کنید که بالاتر از قیمتی باشد که صرفاً هزینه ها را پوشش می دهد.

چگونه می توانیم یک محاسبه ساده قیمت را انجام دهیم

⇐ ضریب بهره وری
در هر سال چند ساعت را میتوانید برای تولید مستقیم صرف کنید؟
ضریب بهره = [ساعات تولید] تقسیم بر [2000 ساعت (تمام وقت)]

⇐ نرخ پرداخت ساعتی
برای آنکه به حقوق ماهیانه مورد نظر خود برسید، نرخ پرداخت ساعتی مورد نیازتان باید چقدر باشد؟
حقوق ساعتی = ]حقوق ماهیانه] تقسیم بر [ 167 ساعت (تمام وقت)]
حقوق ساعتی ضربدر 1.2897 (حق تامین اجتماعی مربوط به شخص خویش- کارفرما) و یا
1.3142(حق تامین اجتماعی مربوط به کارمند) ضربدر 1.12(ضریبِ پرداخت تعطیلات) تقسیم برضریب بهره وری
= نرخ پرداخت ساعتی در تولید

⇐ هزینه های نیروی انسانی به ازای هر واحد از تولید
هزینه کاری که صرف تولید یک واحد می کنید، چقدر است؟
زمان موثر در ساخت به ازای هر محصول ضربدر نرخ پرداخت ساعتی = هزینه نیروی انسانی به ازای هر واحد

⇐ هزینه های مواد
هزینه های مواد برای هر واحد چقدر است؟
مصرف مواد (قیمت بر حسب کرون) تقسیم بر درصد مواد به کار رفته در تولید مستقیم = هزینه های مواد

⇐ تولید سالیانه
در یک سال چند واحد تولید می کنید؟
ساعات صرف شده در تولید تقسیم بر زمان تولید هر واحد = تولید نظری سالیانه

قیمت گذاری خدمات

محاسبه قیمت گذاری که تا حدی نگاهی به آن افکندیم، عمدتاً در شرکت های تولیدی به کار می رود، ولی بسیای از شرکت ها هم هستند که خدمات ارائه می دهند.

این روش ساده را می توان برای محاسبه قیمت مناسب در ارائه خدمات نیز به کار گرفت.

در این زمینه می توانید هزینه های مرتبط با تولید محصول را در نظر نگیرید. شرکت هایی که خدمات ارائه می دهند، در هنگام محاسبه قیمت هایشان از نیروی انسانی و سایر هزینه ها استفاده می کنند. اگر از قبل ضریب بهره وری را می دانید، می توانید نرخ ساعتی را تعیین کنید (نرخی که از مشتریان خودتان بر مبنای آن مطالبه می کنید) تا بتوانید از کسب و کار خود، یک "حقوق" معین را بدست آورید.

حالت ارتجاعی قیمت

همیشه این که بتوانیم بفهمیم مشتریان ما به تغییرات قیمت تا جه اندازه حساس هستند، موضوع جالبی بوده است. حساسیت در برابر قیمت، به ویژه به این موضوع بر می گردد که تغییرات قیمت چه تاثیری بر روی فروش دارد.

البته به طور طبیعی بیشتر شرکت ها می خواهند که تا حد امکان قیمت بالاتری را تعیین کنند. ولی همزمان نیازمند این هستید که حجم فروش را در حد معینی نگه دارید. به عنوان یک قاعده کلی، قیمت بالاتر منجر می شود به حجم کمتر فروش، در حالی که قیمت پایین تر سبب می شود حجم فروش افزایش یابد. این تعادل ظریف، همان وضعیت آشنای تنشی است که بین قیمت و حجم فروش وجود دارد، چیزی که حالت ارتجاعی قیمت نامیده می شود.

اگر محصولی دارای حالت ارتجاعی قیمت باشد، تغییرات درصد فروش آن بزرگتر است از تغییرات متناظری که در درصد قیمت بوجود آمده است.

محصول با قیمت ارتجاعی = افزایش قیمت 5% منجر می شود به کاهش فروش به میزانی بیش از 5%.

محصول با قیمت غیر ارتجاعی = افزایش قیمت 5% منجر می شود به کاهش فروش به میزانی کمتر از 5%

برای محاسبه حالت ارتجاعی دقیق قیمت، می باید دقیقاً بدانید که هر گونه تغییری در قیمت، چه تاثیری بر روی فروش خواهد داشت. ولی این کار تقریباً ناممکن است، چون انسان در هنگام خرید محصولات و خدمات، همیشه به صورت منطقی عمل نمی کند. فارغ از آنکه خرید ما به طور شخصی باشد و یا در خلال کسب و کار خرید داشته باشیم، این موضوع وجود دارد. به این دلیل امکان ندارد که برای یک محصول معین، بتوانیم حالت ارتجاعی دقیق قیمت را مورد سنجش قرار دهیم.

با این وجود لازم است تعیین کنید که آیا محصول شما دارای قیمت ارتجاعی است یا نه. معمولاً این بررسی طی مصاحبه با مشتریان انجام می شود، به گونه ای می توانید بفهمید یک تغییر معین در قیمت، از بابت تصمیم گیری مشتری برای خرید یک محصول خاص، چه تاثیری را بر جا می گذارد.

این پژوهش به شرکت امکان می دهد تا متوجه شود که چه قیمت محصولاتش ارتجاعی باشد و چه نباشد، اطلاعات مهمی که باید پیش از تغییرات برنامه ریزی شده داشته باشد، چه اطلاعاتی است.

یک فروشگاه زنجیره ای کالاهای الکتریکی، پیش از کمپین ویژه ای که برای تلویزیون برگزار می شود، از مشتریان نظرسنجی می کند.          برنامه ریزی شده است که این نظرسنجی به مدت یک ماه ادامه داشته باشد. این فروشگاه زنجیره ای با خرید یک دستگاه تلویزیون  ال ای دی، یک تخفیف 20% را به مشتریان ارائه می دهد.

این فروشگاه زنجیره ای با کمک خرده فروشی های سراسر کشور، روزانه 30 هزار بازدیدکننده دارد. برای آنکه اثرات احتمالی این کمپین با دید بهتری دیده شود، با 10% از این مشتریان مصاحبه شد (برای انجام این مصاحبه ها،30 هزار فروشگاه به صورت تصادفی انتخاب شدند). فروشگاه زنجیره ای هر ماهه حدود 700 دستگاه از مدل این کمپین را با قیمت عادی می فروشد. نتیجه نظرسنجی نشان می دهد که تخفیف برنامه ریزی شده، فروش را تا 100 دستگاه و یا 700/100 یعنی 14% افزایش می دهد.

آنالیز انجام شده نشان داد که این مدل تلویزیون حداقل با این تخفیف خاص، دارای قیمت ارتجاعی است. تغییر در فروش (14%) کمتر از کاهش قیمت (20%) می باشد.

با همه احتمالات ممکن، این فروشگاه زنجیره ای باید برای افزایش حجم فروش، تخفیف را افزایش دهد، هر چند که این کار سبب می شود که کاهش اجتناب ناپذیری در سود بوجود آید. فروشگاه زنجیره ای پس از در نظر گرفتن گزینه های موجود، فعلاً بر علیه این کمپین تصمیم می گیرد.

با بالا رفتن قیمت برای محصولی که قیمت ارتجاعی دارد، شرکت از بابت متحمل شدن زیان، دچار ریسک می شود، چون ممکن است فروش بیشتر از میزان افزایش قیمت، دچار کاهش شود. بر عکس، بالا رفتن قیمت محصولی که قیمت آن ارتجاعی است، می تواند مفید باشد. در این حالت، درصدِ بالا رفتن قیمت، از کاهش فروش متناظر با آن بیشتر است و سود کلی شرکت را افزایش می دهد.

همیشه در هنگامی که محاسبات مربوط به محصول را انجام می دهید، ارتجاعی بودن قیمت را در گوشه ذهن خودتان داشته باشید. در هنگامی که تغییراتی را در قیمت گذاری ایجاد می کنید، با پیگیری مداوم اثرات ناشی از ارتجاعی بودن قیمت، ریسک ناشی از عواقب پیشبینی نشده را کاهش می دهید. این موضوع هم برای بالا بردن قیمت و هم برای کاهش آن اعمال می شود.

راهکارهای مربوط به کاهش قیمت

توجه داشته باشید که ارتجاعی بودن قیمت محصولات می تواند با مجموعه ای از عوامل مرتبط با بازار، ارتباط خطی داشته باشد، عواملی مانند مرحله مربوط به چرخه عمر، تصویری از محصول که در دید عموم وجود دارد و نیز کیفیت محصول.

یک پدیده جالب این است که چگونه محصولات معینی به ویژه محصولات بادوامی که مصرف کنندگان طبقه بالای جامعه آن را مصرف می کنند، به نظر می رسد که در مراحل اولیه چرخه زندگی خود، حداقل در خلال یک دوره معین، قیمت آنها بسیار ارتجاعی است. نمونه کلاسیکی که در این زمینه می توان نام برد، گوشی های موبایل اولیه می باشند. برای آن گوشی ها برخلاف ظاهر زمخت و کیفیت پایینی که داشتند، گروه خاصی از مصرف کنندگان وجود داشت که مایل بودند اولین کسانی باشند که این محصول را خریداری کنند، محصولی که قیمت آن نیز به گونه نامعقولی بالا بود. این مصرف کنندگان معمولاً بیش از 20.000 کرون برای آن گوشی ها پرداخت می کردند. امروزه مصرف کننده برای محصولی که به مراتب بهتر از آن گوشی هاست، حدود 10% از آن قیمت را می پردازد.

در این تکنیک که به موجب آن یک شرکت محصولی را به بازار معرفی می کند، با این هدف که نگرش ظریفی به مخاطب وجود داشته باشد که روند سازنده ای برای محصول جدید باشد و این با وجود قیمت بالای محصول می باشد، این راهکار برای قیمت،  price skimming نامیده می شود. در راهکار price skimming ، قیمت از بخش بالایی بازار گرفته می شود و از خریدارهای ثروتمند درخواست می شود تا قیمت بیشتری را برای محصول بپردازند.

سال مالی

کسب و کارهای با صاحب انحصاری و مشارکت های تجاری که از یک شریک تشکیل می شوند (که یک شخص حقیقی است)، ملزم هستند از سال تقویمی (اول ژانویه تا 31 دسامبر) به عنوان سال مالی خودشان استفاده کنند.

شرکت های با مسولیت محدود، ائتلاف های اقتصادی و مشارکت های تجاری که فقط شخصیت های حقوقی را به عنوان شرکای خود دارند، می توانند از سال مالی جداگانه ای استفاده کنند که از یکی از ماه های سال آغاز می شود و 12 ماه  طول می کشد.

اگر شرکت شما در فعالیت های کسب و کار خود، تغییرات فصلی گسترده ای دارد، بهتر است سال مالی خودش را به گونه ای تعیین کند که همیشه رو به سمت جلو و به سوی بهتر شدن کار کنید، بدین معنی که فعال ترین فصل کاری شما در پایان سال مالی شما قرار بگیرد.

یک فروشگاه خرده فروشی، نیمی از گردش مالی سالیانه خودش را در خلال دوره زمانی پیش از کریسمس، یعنی در نوامبر و دسامبر ارائه می دهد. با در نظر داشتن این موضوع، از دید روانشناسی بهترین کار این است که از سال تقویمی عادی به عنوان سال مالی استفاده شود. بر این اساس، سال مالی در خلال فصل رکود (low season) آغاز می شود و در سودآورترین دوره زمانی که شرکت دارد، پایان می گیرد.

برای یک فروشگاه خرده فروشی، بهره گیری از سال مالی جداگانه (مثلاً سپتامبر تا اوت)، انتخاب بدی به شمار می آید. از دید روانشناسی برای این نوع سرمایه گذاری ها خیلی دشوار است که پس از چهار ماه اول، کنترل زیادی بر روی امور مالی خود داشته باشند، با این شناخت که باقیمانده سال، شرایط سخت تری را پیش خواهد آورد.

حسابداری

حسابداری مالی ضمن موارد دیگر، به این چیزها نیز ارجاع داده می شود: ثبت، رسیدگی و گزارش دادن اطلاعات برای اینکه کسب و کارها بتوانند در باره امور مالی، تصمیم گیری درستی انجام دهند. این شامل حسابداری در زمینه های زیر می باشد: معاملاتی که کسب و کار انجام می دهد، انجام آنالیزها، تفسیر بودجه ها و تهیه حساب های سالیانه و فایل بندی آنها و غیره. همه مدارک مربوط به امور مالی شرکت باید نگهداری شوند و به صورت منظمی بایگانی شوند، طوری که به آسانی بتوان آنها را پیدا کرد. این موضوع شامل موارد زیر می باشد:

• ووچرهای پشتیبان؛
• قراردادها؛
• برگه های شرح مالی؛
• نامه ها.

همچنین باید شرح شماتیک مربوط به سیستم ها را تهیه کنید که این شرح، یک طرح کلی می باشد از اینکه حسابداری شرکت شما، چگونه سازمان دهی و ساختار بندی شده است.

هنگامی که معاملات کسب و کار شما ثبت می شوند، این معاملات در طی شرح مناسبی گردآوری می شوند. با پیگیری این رویه، کسب و کارها می توانند به آسانی گزارش های مالی تهیه کنند و مروری داشته باشند بر وضعیت مالی شرکت.

برنامه حسابداری

برنامه حسابداری، همه گزارش های گوناگون شرکت را در یک جا گردآوری می کند. چندین قالب استاندارد وجود دارند که  می توانند نشان دهند نمودار گزارش چگونه باید تهیه شود. مثلاً برنامه حسابداری BAS که تقریباً در هر شرکتی به کار  می رود (این برنامه را می توان از سایت www.bas.se دانلود کرد).

در اظهارنامه مالیاتیِ درآمد سالیانه، یک نمودار مربوط به گزارش ها وجود دارد که به فعالیت های کسب و کار اختصاص داده شده است و درست همانند برنامه حسابداری BAS تفسیر می شود. همچنین برنامه های حسابداری ویژه BAS وجود دارند که برای خطوط معینی از کسب و کار می باشند.

شما به آسانی می توانید نام گزارش را تغییر دهید یا در صورت نیاز نام جدیدی را بیفزایید. چیزی که مهم است، اقتباس برنامه حسابداری برای نیازهای خاص کسب و کار شما می باشد. در آغاز کسب و کار می توانید با وارد کردن گزارش های مناسب در برنامه حسابداری خودتان، به آسانی داده های مورد نیاز را در هنگام فایل بندی گزارش ها و اظهارنامه های مالیاتی انتخاب کنید. همه کارهای آماده سازی که در کسب و کار شما به آنها نیاز هست، می توانند آسان تر انجام شوند و این در صورتی است که ثبت جاری شما به گونه ای ساختار یافته و کامل انجام شود.

ثبت جاری معاملات

در حسابداری، بین دو مورد زیر تمایز هست:

• دفاتر مربوط به ورودی اولیه (که با ثبت کردن تنظیم می شوند)
• دفتر کلِ (که به صورت سیستماتیک مرتب می شود)

اگر از برنامه کامپیوتری استفاده می کنید، می توانید هر دوی اینها را همزمان ثبت کنید.

دفاتر مربوط به ورودی اولیه برای ثبت کردن همه معاملات کسب و کار به کار می روند، طوری که این معاملات می توانند به ترتیبی که ثبت شده اند، نشان داده شوند. همه ووچرهای پشتیبان که دریافت شده اند، باید بر یک مبنای مستمر شماره گذاری شوند، به گونه ای که بتوان ترتیب ثبت آنها را پیگیری کرد. چنین ووچرهایی، رسیدها و صورتحساب ها را هم شامل می شوند.

در دفتر کل ، معاملات به مجموعه ای از گزارش ها تخصیص داده شده اند، با این هدف که مروری سیستماتیک فراهم شود از وضعیت مالی و عملکرد مالی شرکت. با این کار می توانید توسعه کسب و کار خودتان را بر یک پایه مستمر  پیگیری کنید.

زمان ثبت کردن

رسیدها و پرداخت های نقدی باید تا روز کاری بعدی، مثلاً در دفتر نقدی ثبت شوند. ثبت جاری معاملات در دفتر نقدی، مثالی است برای ثبتِ به ترتیب (دفاتر ورودی اولیه).

سایر معاملات کسب و کار باید هر چه زودتر ثبت شوند، هر چند که در برخی از شرایط، تاخیر در ثبت این معاملات  امکان پذیر است. در این حالت، معامله مربوطه می تواند 50 روز پس از ماه یا فصلی ثبت شود که این معامله در آن هنگام انجام شده است. شرکت هایی که معاملات کمی انجام می دهند، مجاز هستند که معاملات را 60 روز بعد از پایان سال مالی مربوطه ثبت کنند. باید توجه داشت که ثبت کردن رسیدها و پرداخت های نقدی را نمی توان با تاخیر انجام داد.

برای آگاهی بیشتر درباره زمان ثبت کردن می توانید به کتاب ما بنام مراجعه کنید.

 مغایرت

با در دست داشتن معاملات ثبت شده در طی یک دوره زمانی معین مثلاً یک ماه، می توانید از داده های وارد شده، برای تهیه گزارش سود و زیان و یا ترازنامه آن دوره زمانی استفاده کنید. ولی پیش از آنکه از این داده ها به عنوان مبنایی برای تصمیم گیری استفاده کنید، باید درست بودن همه چیز را بررسی کنید. این کار مغایرت نام دارد.

مغایرت با ترازنامه آغاز می شود، اگر این ترازنامه بالانس باشد، معمولاً در بیشتر موارد، سود و زیان درست است. ولی باید تلاش کنید تا گزارش سود و زیان خودتان را در حداقل چند مورد از سال اصلاح کنید. مثلاً ممکن است معامله ای را در طی یک گزارش غلط ثبت کرده باشید.

بایگانی

سوابق حسابداری باید حداقل به مدت هفت سال بایگانی شوند. سوابق حسابداری شامل موارد زیر می باشد:

• ووچرهای پشتیبان (رسیدها، صورتحساب ها و غیره)؛
• موارد حسابداری، از قرار دفاتر، برنامه های کامپیوتری، سایر کمک های حسابداری که برای دفاتر ورودی اولیه به کار می روند، دفتر کل و گزارش های سالیانه؛
• برنامه های حسابداری، دستورالعمل برنامه های کامپیوتری حسابداری، نرم افزار و صندوق های نقدی کامپیوتری؛
• شرح اصول حسابداری، مقادیر مربوط به شرکت و مانند آن؛
• روکش های بسته بندی، در صورتی که در صورتحساب ها، اطلاعات مربوطه نشان داده نشده باشند؛
• لیست های نگهداری از موجودی ، مشخصات موجودی و سایر ضمیمه های حساب های سالیانه.

استفاده از حسابداری خودتان

از دیدگاه ما، بهره گیری از رویه های حسابداری ساختار یافته و کارآمد، سنگ بنایی است برای اداره کردن یک کسب و کار موفق. شما با مدیریت کردن دقیق حسابداری شرکت خود می توانید وضعیت مالی را به طور منظم بررسی کنید و  تصمیم گیری های پیروزمندانه را آسان تر انجام دهید.

اداره کردن یک کسب و کار با بهره گیری از بینش و گمانه زنی، مانند آن است که بدون نقشه و قطب نما صحرانوردی کنید.

اجزای حسابداری

حسابداری از چند جزء تشکیل می شود:

• سوابق جاری معاملات که به موجب آن، ووچرهای پشتیبان به ترتیب زمان وقوع ثبت می شوند و مبالغ در بین گزارش های گوناگون توزیع می شوند؛
• مغایرت بین سوابق جاری (به بخش پیشین مراجعه کنید)؛
• بایگانی کردن که به موجب آن همه مدارک پشتیبان، گزارش ها و سایر مدارک مهم به مدت هفت سال ذخیره می شوند؛
• ترازنامه ها، شرح های سود و زیان، گزارش های مربوط به گردش نقدی و غیره؛
• بودجه ها؛
• برنامه های حسابداری مورد استفاده؛
• حساب های سالیانه و گزارش های سالیانه.

حسابداری

این یک موضوع حیاتی است که سوابق جاری معاملات شما بر یک پایه مستمر انجام شوند تا از عقب افتادن کسب و کار شما جلوگیری شود. گزارش های مالی که با بهره گیری از این داده ها تهیه می شوند، هنگامی بیشترین ارزش را دارند که مربوط به وضعیت جاری باشند. یک حساب سود و زیان قدیمی شش ماهه، برای آنکه به عنوان پایه ای برای اداره کرن شرکت به کار رود، کاملاً بی استفاده است.

سعی کنید که بیش از یک هفته از حسابداری روزانه خود عقب نیفتید و دقت کنید که گزارش های ماهیانه را با بیش از  یک هفته تاخیر تهیه نکنید. اگر برای این کار از یک موسسه حسابداری استفاده می کنید، به آنها اجازه بدهید تا بدانند که شما انتظار گزارش هایی را دارید که به سرعت تهیه شوند. در نهایت آنکه این به شما بستگی دارد که ووچرهای پشتیبانی را تهیه کنید که به موقع باشند و ترتیب خوبی داشته باشند.

تهیه منظم گزارش ها

بسیاری از شرکت ها از این بابت خوشحال می شوند که هر ماهه، حساب سود و زیان و ترازنامه ماه پیش را تهیه کنند. ولی اغلب انجام دادن این کار کافی نیست، بلکه حتی کوچکترین عملیات ها هم باید این هدف را داشته باشند که گزارش ها را       به صورت ماهیانه تهیه کنند. این به ویژه در مورد شرکت های با مسولیت محدود با اهمیت است، در شرکت هایی که شما  به عنوان مالک شرکت، شخصاً مسول هستید، از بابت اینکه اگر مشکلی پیش آید، ممکن است چیزی بوجود بیاید که نتوانید از بابت آن حساب پس بدهید.

شرکت Max AB شرکتی است که سرمایه ثبت شده سهام آن 100.000 کرون می باشد و از 30 سپتامبر، دارایی های کل شرکت   به مبلغ 420.000 کرون است، همراه با بدهی به میزان 320.000 کرون. برای پیتر به عنوان مالک شرکت، همه چیز به نظر خوب    می رسد.

در گزارش بعدی در مورخه 31 اکتبر، دارایی ها بدون تغییر هستند، ولی بدهی ها به مبلغ 380.000 کرون افزایش یافته اند و این سبب شده است که سرمایه سهام به 40.000 کرون برسد (380.000 کرون – 420.000 کرون). نکته مهم آن است که این کمتر از نصف سرمایه سهام ثبت شده است.

به ناگهان پیتر می بیند که فقط هشت ماه فرصت دارد تا سرمایه سهام شرکت را به سطح پیشین آن یعنی 100.000 کرون برگرداند. اگر او در این کار شکست بخورد، از بابت تعهدات شرکت، مسولیت شخصی دارد، مگر آنکه شرکت برچیده شود.

ترازنامه

ترازنامه، یک تصویر لحظه ای وضعیت مالی شرکت را در یک نقطه زمانی معین نشان می دهد. ترازنامه، اطلاعاتی را با توجه به موضوعات زیر ارائه می دهد:

• نقدینگی (توانایی شرکت برای پرداخت به موقع بدهی ها)؛
• نسبت ارزش سهام به دارایی ها (مبلغ دارایی های شرکت که در مالکیت خودش است و مبلغی که به بانک تعلق دارد). همچنین این نسبت سنجشی است از این بابت که شرکت چگونه می تواند به دوره های زیان دهی چیره شود؛
• مدت میانگین بستانکاری از بابت صورتحساب های متعلق به مشتریان شرکت؛
• بدست آوردن قابلیت (سودآوری).

حساب سود و زیان

حساب سود و زیان، نتیجه کار یک شرکت (سود، زیان و یا نقطه سر به سر) را در خلال یک دوره زمانی معین نشان می دهد. حساب سود و زیان، موارد زیر را نشان می دهد:

• گردش مالی که بخشی از آن در آمار و ارقام مطلق وجود دارد و بخشی دیگر به ازای کارکنان است؛
• سود ناخالص؛
• مقایسه با بودجه ها و ارقام سال های گذشته؛
• سود، پیش از کسر مالیات و پس از آن.

حساب سود و زیان برای آنکه به عنوان یک مدرک مربوط به خط مشیء دارای ارزش باشد، باید تا حد امکان واقعیت را بازتاب دهد. هر حسابی باید به درستی اصلاح شود. برای آنکه این کار سریع تر انجام شود، می توانید از خدمات اینترنتی بانک های مربوطه خود استفاده کنید، به جای آنکه منتظر بمانید تا اظهارنامه مالیاتی به صورت ماهیانه با پست تحویل داده شود.

هر یک از گزارش های ماهیانه باید به عنوان یک حساب کوچک سالیانه عمل کنند. حتی مقدماتی ترین برنامه های حسابداری دارای عملیات کدگذاری خودکار هستند که در هنگام انجام حسابداری، زمان و کار زیادی را صرفه جویی می کند.

یک مطلب کوتاه درباره پول

برای بسیاری از کسانی که کسب و کار انجام می دهند، بدست آوردن پول یک عامل انگیزشی مهم است، ولی به یاد داشته باشید که ثروتمند شدن، تنها دلیلِ آغاز کردن کسب و کار نیست. برخی ها هستند که به هیچ چیزی نمی اندیشند مگر به اینکه خویش فرما باشند و کسان دیگری هستند که به برآورده شدن رویاها و جاه طلبی های خود، بیشتر اهمیت می دهند تا اینکه بخواهند پول درآورند.

 با این وجود، راهی برای خلاص شدن از این واقعیت وجود ندارد که شرکت شما به تهیه پول نیاز دارد. پس از همه این موارد باید گفت که توسعه و بقای کسب و کار شما بستگی به این دارد که سود خوبی بدست آورید. کسانی هستند که بدست آوردن سود زیاد را شرم آور می دانند و در ملاء عام به این موضوع اشاره نمی کنند. ولی در بیشتر موارد، این خود پول نیست که مشکل ساز است، بلکه کاری که با پول انجام می دهید، مشکلات را سبب می شود.

بسیاری از کسانی که کسب و کار انجام می دهند، نسبت به مالیات حساسیت دارند، با این ایده که پرداخت مالیات به دولت، سبب ناراحتی آنها می شود. ولی آگاه باشید که این نوع تفکر به آسانی می تواند مانع از توسعه کسب و کار شما باشد و باید  هر چه زودتر با این احساس خود برخورد کنید. این گونه به موضوع نگاه کنید: شرکتی که بد عمل می کند، مالیات کمی را خواهد پرداخت؛ شرکتی که خوب عمل می کند، مقدار زیادی مالیات خواهد پرداخت. آنهایی که برای پرداخت هر چه کمتر مالیات منحرف می شوند، به طور سهوی سبب می شوند عملکرد کسب و کار آنها ضعیف شود. همیشه بهتر است سود سالیانه 1 میلیون کرون داشته باشیم و مبلغ 600.000 کرون از بابت مالیات و بیمه بپردازیم، تا اینکه بخواهیم 100.000 کرون بدست آوریم و تنها 40.000 کرون برای مالیات و بیمه پرداخت کنیم. آن چه که اهمیت دارد، پولی است که پس از کسر مالیات در جیب شما باقی می ماند.

حتی دیده شده است که برخی از صاحبان کسب و کار از اینکه یک خرید مشمول مالیات با قیمت 1000 کرون انجام دهند، خوشحال تر می شوند تا اینکه 1000 کرون درآمد داشته باشند.

پس از آن هم موضوع پول های سیاه (معاملات زیر میزی) مطرح می باشد، چیزی که در بین کسب و کارهای کوچک بسیار رواج دارد.

در واقع در باره سود فروش کالا و خدماتی که به صورت زیر میزی فروخته می شوند، گزافه گویی شده است. کسب و کار سودآور همیشه می تواند به خوبی از عهده پرداخت مالیات های خودش برآید. ولی در مورد شرکتی که سودآور نیست، انجام کسب و کار به صورت زیر میزی نیز تفاوتی ندارد، چون در هر صورت مالیاتی برای پرداخت وجود ندارد.

متاسفانه برخی از صاحبان کسب و کار تقریباً به طور ژنتیکی، به صورت زیر میزی کار می کنند و ترجیح می دهند که معامله بدی را انجام دهند، تا اینکه بخواهند مالیات بپردازند.

سرانجام اینکه سعی کنید وقتی همه چیز به خوبی پیش می رود، زیادی صرفه جو نباشید. به یاد داشته باشید که پول برای این است که در گردش باشد: اگر جلوی خروج پول را بگیرید، با این کار از ورود پول نیز جلوگیری کرده اید.